DeCA: documento electrónico de control en el transporte de mercancías
En cualquier operación de transporte de mercancías, la documentación desempeña un papel fundamental. Permite identificar quién interviene en el envío, qué mercancía se transporta, cuál es su origen y destino y qué vehículo realiza el servicio, facilitando además el control y la trazabilidad de cada expedición.
A partir del 5 de octubre de 2026, cobra especial importancia el DeCA o Documento electrónico de Control Administrativo, que deberá utilizarse en formato digital en los transportes públicos de mercancías por carretera sujetos a la obligación de disponer de documento de control.
Para las empresas que realizan expediciones de forma habitual, conocer qué es el DeCA, qué información debe incluir y cómo debe gestionarse resulta especialmente importante para adaptar sus procesos logísticos a la nueva normativa.
En un modelo de operador logístico integral, donde pueden combinarse almacenaje, preparación de pedidos, distribución y transporte, una correcta gestión de la documentación contribuye además a mantener coordinados todos los procesos que acompañan al movimiento físico de la mercancía.
Qué es el DeCA y para qué sirve
El DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) es el documento digital utilizado para acreditar administrativamente determinados servicios de transporte público de mercancías por carretera.
La obligación de disponer de un documento de control no es nueva. Lo que cambia a partir del 5 de octubre de 2026 es su digitalización obligatoria en los transportes afectados, de acuerdo con la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible y la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.
El DeCA permite identificar los principales elementos de una operación de transporte, como:
- El cargador contractual
- El transportista efectivo
- El origen y el destino de la mercancía
- La naturaleza y cantidad o peso de la carga
- La fecha en la que se realiza el transporte
- El vehículo utilizado
Su función es fundamentalmente administrativa y de control, permitiendo que la información necesaria sobre el transporte pueda estar disponible ante una posible actuación de los servicios de inspección.
Esta función cobra todavía más importancia cuando el transporte forma parte de una cadena logística más amplia. Una empresa puede necesitar, por ejemplo, recibir mercancía en un almacén, controlar existencias, realizar tareas de picking y preparación de pedidos y posteriormente distribuir los productos a diferentes destinos.
En estos casos, trabajar con una misma empresa capaz de coordinar almacenaje y gestión logística y transporte permite centralizar buena parte del flujo operativo y de información. Naimar Logística ofrece precisamente un modelo en el que se integran gestión de inventario, picking, carga y descarga, distribución e integración con sistemas de gestión.
DeCA y carta de porte: ¿son lo mismo?
Aunque ambos documentos pueden compartir determinados datos sobre el transporte, el DeCA y la carta de porte no tienen exactamente la misma función.
El DeCA tiene naturaleza administrativa y permite acreditar ante la Administración los datos esenciales relacionados con el servicio de transporte.
La carta de porte, por su parte, está relacionada con el contrato de transporte y con las condiciones acordadas entre las partes.
No obstante, la normativa permite utilizar otros documentos de transporte, incluida una carta de porte, como DeCA siempre que cumplan todos los requisitos establecidos para el documento electrónico de control administrativo y recojan la información exigida.
Por este motivo, la digitalización del DeCA no supone la desaparición de la carta de porte. Ambos documentos pueden convivir y, en determinados casos, integrarse dentro de un mismo sistema documental.
En el transporte internacional por carretera también continúa teniendo especial relevancia la carta de porte CMR, regulada por el Convenio CMR. Los transportes internacionales sujetos a este convenio mantienen su propia documentación específica.
Información obligatoria que debe incluir el DeCA
El DeCA debe permitir identificar con precisión el servicio de transporte realizado.
Entre los principales datos que debe contener se encuentran:
- Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual
- Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo
- Lugar de origen y destino del envío
- Naturaleza de la mercancía transportada
- Peso de la mercancía o una magnitud alternativa cuando no sea posible determinarlo con precisión
- Identificación de la autorización especial de circulación, cuando resulte necesaria
- Fecha de realización del transporte
- Matrícula del vehículo utilizado
- Matrícula del remolque o semirremolque cuando se trate de un conjunto articulado
- Observaciones, reservas u otras indicaciones cuando las partes consideren necesario incorporarlas
La exactitud de esta información resulta especialmente importante, ya que tanto el cargador contractual como el transportista efectivo tienen determinadas responsabilidades sobre los datos incluidos en el documento.
Por ello, una buena gestión documental debe integrarse dentro del conjunto de procesos de transporte y soluciones logísticas. No se trata únicamente de mover físicamente una mercancía entre dos puntos, sino de mantener la información correctamente coordinada desde que comienza una expedición hasta que alcanza su destino.
Cómo debe ser el DeCA digital desde octubre de 2026
La nueva regulación no consiste simplemente en convertir un documento en papel en un archivo digital.
El DeCA debe generarse de forma nativa digital mediante una aplicación informática preparada para gestionar la información exigida por la normativa.
Entre sus principales características se encuentran:
- Debe generarse en formato PDF
- El archivo no puede superar los 5 MB
- Debe crearse directamente a partir de los datos almacenados en la aplicación
- No es válido generar el documento simplemente mediante el escaneo de un documento en papel
- Debe incorporar un código QR
- El QR debe permitir acceder a una dirección web específica asociada al documento
- Deben registrarse la fecha y hora de creación y, cuando corresponda, de modificación
El documento debe estar generado antes del inicio efectivo del servicio de transporte.
Además, debe facilitarse una copia al conductor para que pueda presentarla si es requerida durante una inspección. El conductor puede llevarla en formato electrónico en un dispositivo móvil o disponer de una copia impresa que contenga el correspondiente código QR.
Conservación y gestión del DeCA
La digitalización también afecta a la forma en la que las empresas deben gestionar y conservar la documentación.
El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar el DeCA durante un periodo mínimo de un año, manteniéndolo disponible para la Inspección de Transporte Terrestre.
Una correcta integración de estos documentos con los sistemas internos de la empresa puede facilitar considerablemente este proceso.
Cuando el DeCA forma parte de una operativa conectada con el almacén, la preparación de pedidos y el transporte, es posible mantener una trazabilidad más completa desde la recepción de la mercancía hasta su entrega final.
Para las empresas que trabajan habitualmente con distribución nacional, contar con un especialista en transporte terrestre de mercancías permite coordinar rutas, cargas, documentación y entregas dentro de una estrategia logística común.
DeCA y otros documentos de transporte
El DeCA se aplica al control administrativo del transporte por carretera, pero existen otros documentos vinculados a diferentes tipos de operaciones y medios de transporte.
Transporte internacional por carretera. En los transportes sujetos al Convenio CMR se utiliza la carta de porte CMR, que continúa siendo uno de los principales documentos del transporte internacional de mercancías por carretera.
Mercancías peligrosas. Cuando se transportan mercancías peligrosas deben cumplirse también las obligaciones documentales establecidas en el ADR, además de los requisitos administrativos que correspondan al transporte.
Transporte aéreo. En el ámbito de la carga aérea se utiliza el Air Waybill o AWB, documento propio del transporte aéreo de mercancías.
Transporte marítimo. Las operaciones marítimas cuentan con documentación específica, entre la que destaca el Bill of Lading o conocimiento de embarque.
Cuando una cadena de suministro combina diferentes medios, disponer de una estrategia logística coordinada cobra especial importancia. La mercancía puede pasar por almacenes, plataformas de distribución y distintos modos de transporte antes de llegar al destinatario.
En Naimar Logística trabajamos con soluciones de transporte, almacenaje, distribución e integración de sistemas orientadas a adaptar cada operación a las necesidades reales de cada empresa. Una gestión logística integral permite centralizar procesos, mejorar la trazabilidad y simplificar la relación entre las diferentes fases de la cadena de suministro.
Si tu empresa necesita organizar sus expediciones, externalizar parte de su logística o adaptar sus procesos de transporte a la nueva gestión documental, puedes contactar con Naimar Logística para estudiar las necesidades concretas de tu operativa.
